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会社にかかってくる迷惑な電話の、対応の仕方と撃退法

2015.12.31

会社には仕事の電話が、毎日沢山かかって来ます。

そんな中でどうしても取りたくないのが、セールスや社員に対するわけのわからない迷惑電話です。

かかってきたら誰かがきちんと対応しなくてはいけません。

そんな事でストレスをためるのは、筋違いだと思いませんか?

迷惑電話の対応のしかたを、あげてみました。

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会社のホームページを見た上でのセールスが増えている

時代の流れとともにセールスの方法も、形をかえてきました。最近増えているのがホームページを閲覧したセールスです。

●●●会社▲▲支店の■■と申します。御社のホームページを先程拝見させていただきましたが、製作費にかなりかかっているのではないかと思いお電話をさせていただいております。当社では同じ内容を盛り込んだうえで余分な事を一切なくして、かなりのコストを落として安く制作しております。詳しくご案内を差し上げたいので、ホームページの担当の方をお願いします。

こんなふうにホームページの制作会社や、不動産資産を増やす勧誘や、社長や重役あてにFXの勧誘など担当者や本人が出ないことにしている電話はとても対応がやっかいです。

ホームページにはかなりの会社の情報が盛り込んでありますので、電話帳で番号を調べてかけてくるのとは大違いです。会社の仕事に関することから、あげくは会社の保有している施設に至るまで様々なセールスに狙い撃ちされてしまいます。

迷惑電話だとわかっていても会社にかかってくる電話である以上、いきなりガチャンと電話をきってしまうということもできません。こちらに非のない形でなんとかやり過ごしたいと思うのは、こういう電話を受けた人全員の願いではないでしょうか。

迷惑電話の対応は、うまく断れない人にはきつい仕事です

かかってきた人に回せればいいのですが、担当者や重役などから取り次ぐべからずとお達しのある内容の電話もたくさんあります。クレームなどでは、相手を出すまで何回もかけてくるストーカー的な迷惑電話もあります。断っているうちに相手の矛先がいつの間にか自分に向けられて、取り次がない事への苦情となってしまう事もあります。

こういう状態になると、もう電話を取ることに怖れを感じるようにさえなります。まわりに相談しても普通に断り続ければいい。と言われてとくに代わってくれるわけでもなくあなたの悩みは日ましに大きくなっていくばかりです。

仕事に集中できなくなって思わぬ間違いや失敗を連続してしまったり、中にはノイローゼになってしまって出社ができない状態にまで、自分を追い詰めてしまう人もいます。

会社に対するセールスの迷惑電話には、どう対応すべきか?

会社へのセールスや営業の電話で、担当者から取り次がないように指示を受けている電話の対応はどうすればいいのでしょうか。

明らかにセールスや営業の電話だとわかった場合は、相手のペースにならないように自分が主導権を持つことが大切です。相手に一方的に喋らせると、断るタイミングを失ってしまいしどろもどろになり墓穴を掘ってしまうからです。

まずは毅然とした口調で「もう1度会社名・部署名・お名前をゆっくりお願いします。」と聞き返しましょう。意外な返答に相手も少し躊躇して、自分のペースが掴めなくなります。

相手の返答を待ってさらに、間髪をいれずにどういったご用件でしょうか。と相手を促します。相手はマニュアル通りの回答をしてくると思います。

それに対して、そういった内容のお電話にかんしましては、当社ではお取次ぎできないことになっております。と断るようにしましょう。この時にキッパリとした言い方をしないと相手がさらに何か言ってくるので、普段から周りの人に聞いてもらって練習しておくといいでしょう。

会社の重役や個人にかかってくる迷惑電話の対応方法

会社の重役や個人にかかってくる迷惑電話は少しやっかいです。相手のいっている事実関係が、よくわからない場合があるからです。へたに回してしまって怒られるのも嫌ですが、本当に大切な電話で回さずに怒られるのも嫌だからです。

特にお金のからんだ内容でかけてこられると、それが本当なのか嘘なのか皆目見当がつきません。ホステスさんが接待だと言って振込扱いにした分が、まだ振り込まれていないので取り次いで欲しいなどと言われたら困ってしまいますよね。取り次いだら単なる営業の電話だったというケースもよく聞く話です。

こういう場合は内容を聞いて本人が席をはずしておりますので、戻りましたら伝えておきます。と返事をしていったん電話を切ってしまうのが1番いいでしょう。

切ってからその旨を報告しておくことを忘れないようにしましょう。次にかかってきた場合の、なんらかの指示があるはずですので、もしまたかかってきたら指示通りにしましょう。

迷惑電話に対応するときは、なるべく早くハキハキと対応して短い時間ですますことがポイントです。

迷惑電話、いたずら電話に対応した電話機の利用を提案しよう

迷惑電話の数が多かったり、しつこい迷惑電話で仕事にさしさわりがでるような時は別の対策を考えます。迷惑電話、いたずら電話に対応した迷惑電話対策機能付きの電話機の利用を上司や総務の備品管理の担当者に提案してみてはいかがでしょうか?

呼び出し音が鳴る前に相手に電話機がまず応答し、自動で相手に通話を録音する旨の警告メッセージを流しその後は呼び出し音とアナウンスが出るまで繰り返されます。こちらが電話に出ると通話内容を自動で録音する仕組みなっていますので、きちんとした用事のない迷惑電話はかかってこなくなるとい思います。

1度かかってきた迷惑電話の番号を登録しておけば、次回にかかってきたときからは自動的に着信が拒否される機能もあります。

他にもいろいろな機能がついている電話機があります。電話をお断りのメッセージとともに切るお断り機能や、通話中に保留にして音楽を流して相手に電話を切らせるなどがあります。

中には女性の声を低くして男性の声にかえて、いかにも違う人に変わったかのようにみせかけるという電話もあります。

こういった電話機を使うことで、迷惑電話はかなり減らせるのではないでしょうか。

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